Standplass Teknisk Konferanse

Teknisk Konferanse

Konferansen arrangeres på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport 29. - 30. oktober.

Dette inngår i prisen

• Standplass med utstillingsareal på 3 x 2 meter
• Standvegger i bakkant og som skillevegg mot tilgrensende standplass
• Fire bord
• To stoler
• Strøm
  
  

Standpersonell

Standplassen inkluderer ikke standpersonell. Alt standpersonell må være påmeldt konferansen. Utstillere velger selv om de ønsker å kjøpe adgang til konferansesal eller bare utstillingsområde. Pris for adgang til konferansesal er kr 9 900, mens bare til utstillingsområde er kr 4 900. All aktivitet på scenen i konferansesal vises på skjerm med lyd i utstillingsområdet.

Påmelding av standpersonell

Introduksjon

Velkommen som utstiller på Teknisk Konferanse 2025! I dette dokumentet finner dere det dere trenger å vite i forbindelse med utstillingen på arrangementet. Vi ber om at dere leser gjennom dokumentet slik at dere unngår eventuelle overraskelser ved ankomst til konferansehotellet.

For å gjøre Teknisk Konferanse til et godt arrangement for både konferansedeltakere og utstillere, er konferansen tilpasset utstillingen på følgende måte:

• Registrering av deltakere ved ankomst foregår i utstillingsområdet
• Konferansesalen har hovedinngang fra utstillingsområdet
• All pauseservering foregår i utstillingsområdet
• Det serveres minglelunsj i utstillingsområdet på begge dager av konferansen
• Utstillere får anledning til å holde utstillerseminarer i egne møterom som avslutning på konferansens første dag (begrenset antall møterom)

Vi håper dette bidrar til at konferansen gir stort utbytte for både deltakere og utstillere.

Praktisk informasjon og tidsfrister

Ankomst og tilgang til utstillingsområder

Utstillingsområdet er tilgjengelig for utstillere fra kl. 18:00 tirsdag 28. oktober (dagen før konferansen starter). 29. oktober er utstillingsområdet tilgjengelig for utstillere fra kl. 07:00.

Tidsfrister for opp- og nedrigg

Opprigging av alle utstillinger må være ferdigstilt innen 29. oktoberkl. 08:30. Tidligste tidspunkt for nedrigg er etter avsluttet lunsj den 30. oktober. Nedrigg må være ferdig innen kl. 18:00.

Av hensyn til gjennomføring av konferansen ber vi om forståelse for at fristene for opp- og nedrigg ikke er veiledende, men absolutt.

Utstillingsareal

Hver utstiller har tilgjengelig et areal på 3 x 2 meter. Nødutganger kan ikke blokkeres.

Standvegger

Standplassene har vegger i bakkant og skillevegg mot neste standplass dersom den ligger like ved siden av. Ender som ikke grenser til en annen standplass har ikke skillevegg. Skilleveggenes høyde er 251 cm.

Bord og stoler

Utstillere får tilgang til to stoler og inntil fire bord. Bordene leveres med duk, og har mål 140 x 45 cm.

Annet utstyr

Utstillere må selv sørge for skjøteledninger og annet fysisk utstyr man trenger til utstillingen.

Tilleggsutstyr til standplassen kan bestilles i nettbutikken til vår samarbeidspartner. Mer informasjon om dette kommer i god tid før konferansen.

Utstillingstider

Dag 1

• 09:00 – 09:45 (ankomst og registrering for deltakere)
• 11:30 – 11:50 (kaffepause)
• 13:00 – 14:00 (lunsj)
• 15:00 – 15:10 (kaffepause)
• 16:00 – 17:00 (miniseminarer og utstilling)
• 19:00 – 19:30 (aperitiff)

Dag 2

• 10:00 – 10:30 (kaffepause)
• 11:30 – 12:30 (lunsj)

Eksakte utstillingstider kan bli endret, men omfanget totalt skal minst være som beskrevet.

Konferanseprogram

Konferanseprogrammet kan lastes ned fra www.ren.no.

Påmelding av deltakere, konferansemiddag og overnatting

Påmelding

Bestilling av standplass og påmelding av personell gjøres i separate påmeldinger. Alt personell til utstillingene må være påmeldt konferansen i kategorien Standpersonell eller Konferansedeltaker.

Påmelding og endring av påmelding gjøres i eget påmeldingsskjema.

Adgang til konferansesal

Utstillere velger selv om de ønsker å kjøpe adgang til konferansesal eller bare utstillingsområde. Pris for adgang til konferansesal er kr 9 900, mens bare til utstillingsområde er kr 4 900. All aktivitet på scenen i konferansesal vises på skjerm med lyd i utstillingsområdet.

Konferansemiddag

Utstillere som ønsker å delta på konferansemiddagen må selv melde seg på denne. Påmelding gjøres i forbindelse med påmelding/endring av påmelding til arrangementet.

Overnatting

Overnatting bestilles i påmeldingen. Alle utstillere og deltakere er selv ansvarlig for å bestille overnatting ved påmelding.

Standplasser

Valg av standplass

Ved påmelding velger utstillere selv hvilken standplass de ønsker. Det gjøres ved å plukke blant ledige standplasser i utstillingskartet. Se utstillerkart i Påmelding-fanen.

Hotellets utstillingsregler

Clarion Hotel & Congress Oslo Airport har følgende utstillingsregler. Ved deltakelse som utstiller på Teknisk Konferanse plikter man å følge disse.

• Arrangør forplikter å gjøre sine utstillere kjent med vårt til enhver tid gjeldende utstillingsreglement.
• Teknisk utstyr, telefon- og andre linjer kan utstiller selv bestille direkte av hotellet.
• Utstilleren er ansvarlig for skader som påføres bygninger, innredninger, anlegg, utstyr og personer.
• Myndighetenes og Clarion Hotel Oslo Airports instrukser og anvisninger må overholdes. Endringer og omplasseringer som Clarion Hotel Oslo Airport til enhver
  tid finner nødvendig må godtas.
• Tekstiler og andre brennbare kulisser/dekorasjoner må være brannimpregnerte før standen tas i bruk. Det er utstillerens eget ansvar å sørge for at de krav myndighetene
  har stilt, blir fulgt.
• Nødutganger og brannskap må alltid være fri.
• Clarion Hotel Oslo Airport påtar seg intet ansvar for de utstilte varer, utstyr og tredje persons eiendeler. Utstiller må selv dekke alle nødvendige forsikringer og evt. vakthold
  der dette er påkrevd.
• Utstilleren må selv sørge for/bekoste transport, mellomlagring, montering og demontering, pakking og bortkjøring av sine varer og sitt dekorasjonsmateriell. Alt gods til utstilleren må være godt merket med navn.
• Standsmateriellet kan dessverre ikke mellomlagres på hotellet, i det vi ikke har den nødvendige lagringskapasitet. Materiell som sendes til hotellet må være merket med utstiller som mottaker og Clarion Hotel Oslo Airport skal stå som leverings adresse.
• Utstillerne, eller deres speditør, må medbringe standsmateriellet direkte til Clarion Hotel Oslo Airport innenfor angitt riggetidspunkt.
• Når utstillingen er demontert, ved angitt nedriggingsstidspunkt, skal standen være fri for dekorasjoner, spiker, fundamenter, papir og lignende. I tilfelle av forsømmelse blir oppryddingsarbeid utført for utstillerens regning.
• Utstilleren må selv sørge for/ bekoste lys, skjøteledninger og utstillingsvegger.

Det er ikke tillatt å nyte medbrakt alkohol på stands.

Leveringsadresse

REN Teknisk Konferanse
c/o Clarion Hotel & Congress Oslo Airport
Hans Gaarders vei 15
2060 GARDERMOEN

Alle leveranser må merkes tydelig med utstillernavn.

Ta gjerne kontakt med oss via kontaktskjemaet. Du kan også nå oss på følgende adresser:

• Siv Hauge, mobil 917 18 666, e-post siv@ren.no
• Bjarte Sandal, mobil 913 29 361, e-post bjarte@ren.no
• REN AS, telefon 47 47 99 00, e-post arrangement@ren.no